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Características del Documento de Archivo

Guía pública de estudio

Vídeo Lección 1 Características del Documento de Archivo Duración2 min 20 s

Resumen de la lección

La seriación relaciona documentos producidos por una misma actividad y con características comunes. Un archivo puede contener muchas series: no todos sus documentos pertenecen a una sola. Por ejemplo, las escrituras de compraventa constituyen una agrupación diferente de otros documentos notariales.

La unicidad se refiere al contexto y función de cada documento: dos escrituras pueden compartir modelo y, pero, acreditar negocios distintos. No significa que sea imposible conservar copias. Para interpretar un documento hay que identificar quién lo produjo, en qué procedimiento y con qué finalidad.

La fidelidad documental exige reflejar correctamente la actuación que se documenta. Un acta recoge hechos, deliberaciones y acuerdos; un informe puede contener valoraciones técnicas. Que un documento forme parte de un archivo no garantiza por sí solo que carezca de opiniones o errores.

Objetivos de aprendizaje

Distinguir las características de seriación, unicidad y objetividad.
Identificar por qué documentos con el mismo formato pueden formar una serie documental.
Explicar qué hace único a cada documento de archivo.
Reconocer la necesidad de reflejar los hechos sin opiniones ni interpretaciones.

Puntos clave

La seriación agrupa documentos con una estructura y funciones comunes.
Las escrituras públicas de compraventa pueden formar una misma serie documental.
La unicidad deriva de los datos concretos de cada caso, como propietarios, inmuebles, personas, lugares o fechas.
La objetividad obliga a plasmar los hechos tal como ocurrieron.
Las actas de pleno deben recoger debates y votaciones sin valoraciones.

Última actualización editorial: 10 sept 2026.

Leer la transcripción de la lección

Hay que decir que los documentos llevan implícito su depósito en un archivo. Teniendo esto como base, vamos a hablar de estas tres características básicas de los documentos que se encuentran ubicados en un archivo. Estas características son la seriación, la unicidad y la objetividad. En primer lugar, vamos a hablar de la seriación. Esto implica que todos los documentos que se encuentran en un archivo van a pertenecer a una misma serie documental. Esto quiere decir que van a tener una misma estructura y unas mismas funciones porque se elaboran en unas situaciones que son similares. Por ejemplo, en el ámbito de una notaría, se formulan, se elaboran escrituras públicas de compraventa.

En este caso, estas escrituras, si bien tienen un mismo formato legal, hacen referencia a propietarios distintos y propiedades distintas, pero el formato es el mismo, por lo que estas escrituras van a pertenecer a una misma serie documental. En segundo lugar, vamos a hablar de la característica de la unicidad. Y en virtud de esta característica, cada documento es único e irrepetible porque como hemos dicho antes, aunque pertenezca a una misma serie documental en el supuesto que habíamos mencionado anteriormente de esta escritura de compraventa, aunque el formato legal sea el mismo y cumpla en las mismas funciones, el propietario es distinto. El inmueble o el bien en cuestión también es distinto y por lo tanto, esto lo hace único e irrepetible. Lo mismo ocurre, por ejemplo, con el caso de los certificados de nacimiento.

Si bien este contenido que presenta al mismo es el mismo, hace referencia a una persona distinta a un lugar distinto, a una fecha distinta, etcétera. Y por último, vamos a hablar de la característica de la objetividad. Los documentos de archivo generalmente tienen que contener unos hechos que son objetivos, es decir, se deben plasmar tal cual se produjeron estos hechos. No se pueden establecer interpretaciones u opiniones. Por ejemplo, en el supuesto de un acta del pleno del ayuntamiento, lo que debe recoger son lo que se discutió y las votaciones que se hubieran llevado a cabo, pero no puede entrar en opiniones o interpretaciones.

Sobre esta materiaContenido, alcance y objetivos del recurso

Para interpretar un documento de archivo, identifica quién lo produjo, qué actividad documenta y cuál es su relación con otros documentos. La seriación vincula documentos originados por una actividad semejante; la unicidad se entiende a partir de la función y del contexto de cada documento, no como una prohibición de que existan copias.

Ejemplo: dos escrituras de compraventa pueden usar el mismo modelo. Pero documentan negocios distintos. Una copia de una escritura tampoco acredita un negocio nuevo por el mero hecho de ser otra reproducción. En un archivo, la serie y la unidad documental ayudan a situar estas relaciones; el modelo conceptual de descripción archivística del Ministerio de Cultura explica esos niveles.

También conviene distinguir fidelidad documental de ausencia de valoraciones: un acta recoge una actuación y un informe puede incorporar opiniones técnicas. La pertenencia a un archivo no garantiza que el contenido carezca de errores. El vídeo y la guía desarrollan estas diferencias con ejemplos documentales.