Clasificación de los Documentos Administrativos según el Tipo de Declaración

Hola, soy Andrea y vamos a hablar de la clasificación de los documentos administrativos según el tipo de declaración que contiene que, junto con la clasificación de los documentos administrativos, según la fase del procedimiento en en la cual se producen, son las clasificaciones más importantes más relevantes de los documentos administrativos. En primer lugar, hay que mencionar una definición bastante general del documento administrativo que consiste en ese soporte en esa manifestación externa de los altos administrativos. Así vamos a hablar en primer lugar, de los documentos de la ciudadanía.

En cuanto a los documentos de la ciudadanía, tenemos que mencionar que, si bien no serían documentos administrativos propiamente dichos, porque en este caso el órgano emisor no es la administración pública y, por tanto, no suponen esa manifestación externa de los actos administrativos. La ciudadanía es uno de los protagonistas en las actividades administrativas en la mayoría de los casos, por lo que resulta conveniente incluir estos documentos dentro de esta clasificación de los documentos administrativos. Así tenemos en primer lugar, la alegación y nos dice que se trata del documento con el que el interesado en un procedimiento administrativo le proporciona a la administración datos, documentos o cualquier información relativa a la tramitación de aquel, por ejemplo, si nos encontramos ante el supuesto de apertura del trámite de audiencia.

En este caso se le da la posibilidad a los interesados de llevar a cabo las alegaciones que estiman oportunas, es decir, de proporcionar aquellos datos o bien de aportar aquellos documentos que consideran oportunos para que la resolución se oriente en función de sus propios intereses. Asimismo, tenemos la denuncia. La denuncia es un documento por el que el ciudadano pone en conocimiento de un órgano administrativo hechos que determinan el comienzo de un procedimiento, es decir, que en virtud de esta denuncia se va a iniciar un procedimiento administrativo. También tenemos la solicitud, que es aquel documento por el que un ciudadano solicita por escrito a un organismo competente en la tramitación prevista por la normativa vigente. La solicitud es el documento más frecuente que utiliza la ciudadanía para dirigirse a las administraciones públicas.

Incluso la solicitud puede dar lugar no en todos los casos, pero la mayoría puede dar lugar a la iniciación de un determinado procedimiento administrativo. Por último, tenemos que mencionar el recurso administrativo, que se trata de un documento con el cual el ciudadano le comunica la administración sus discrepancias con una decisión o bien con un acto administrativo. Como ejemplos principales de este recurso administrativo, tendríamos el recurso de alzada o el recurso de reposición. Esto en cuanto a los documentos de la ciudadanía. En segundo lugar, tenemos los documentos de constancia que lo que pretenden es acreditar un determinado hecho por parte de un órgano administrativo que sea competente en la materia en cuestión. Así tenemos en primer lugar, las actas.

Las actas son aquellos documentos emitidos por un órgano colegiado o bien por una autoridad pública que acredita hechos, consideraciones o acuerdos. Un ejemplo de acta sería, por ejemplo, el acta de los plenos de un ayuntamiento, donde se deja constancia de lo discutido de lo acordado durante ese pleno de ese correspondiente ayuntamiento. En segundo lugar, tendríamos los certificados que se trata del documento que acredita la veracidad de hechos y de datos recogidos en actas, archivos, etc. Como ejemplo del certificado, tenemos uno muy común que es el certificado de empadronamiento. En virtud de este documento se acredita que una determinada persona tiene su domicilio en un determinado lugar.

Por último, tenemos que hablar de la diligencia, que se trata de un documento interno en este caso y está producido dentro de las actuaciones administrativas y acredita la ejecución de un trámite, por ejemplo, si procedemos a una notificación o un determinado requerimiento. Bueno, pues mediante diligencia se deja constancia. Asimismo, vamos a hablar de los documentos de decisión, los documentos de decisión. Lo que plasmo es esa manifestación de voluntad por parte de los órganos competentes en cuestión de la administración pública. Así podemos mencionar los acuerdos y las resoluciones.

En primer lugar, en cuanto a los acuerdos, se trata de un documento administrativo que recoge decisiones adoptadas por los órganos competentes sobre la iniciación y las cuestiones que se suscitan en la tramitación de un procedimiento, pero con carácter previo a su resolución ojo, porque es la principal diferencia en cuanto a la resolución. Así, por ejemplo, tendríamos un acuerdo por el cual se practica una determinada prueba. El acuerdo por el que se inicia el procedimiento de la práctica de pruebas sería ejemplos. En segundo lugar, tendremos la resolución y nos dice que se trata de un documento que recoge las decisiones del órgano competente y que pone fin a un procedimiento administrativo decidiendo sobre todas las cuestiones presentes en este. Las resoluciones son un tipo de documento que recogen esta decisión del órgano administrativo competente y que tiene que estar motivado.

Tiene que mencionar todas esas cuestiones que hayan surgido en el procedimiento y que, además, la resolución se caracteriza porque pone fin al procedimiento en cuestión. Asimismo, vamos a hablar de documentos de juicio. Son aquellos en los que un órgano administrativo competente emite valoraciones o emite opiniones así tenemos el informe, en primer lugar, que se trata de aquel documento que contiene una declaración de juicio de un órgano administrativo, persona o entidad sobre cuestiones de hecho, técnicas o jurídicas que son objeto de un procedimiento administrativo. Estos informes pueden ser facultativos, es decir, que no vengan exigidos por la ley. También pueden ser preceptivos en este caso si vendrían exigidos por la ley y también pueden ser vinculantes o no vinculantes si son vinculantes.

La decisión, la resolución del órgano administrativo no se puede desvincular del sentido del informe. Sin embargo, si no son vinculantes, esta decisión hasta resolución del órgano administrativo sí que se podría separar del sentido del informe. En segundo lugar, tenemos la memoria. La memoria es el documento que describe a posteriori la gestión económica o bien de actividades llevadas a cabo por un organismo o por una unidad cualquiera en un tiempo determinado. Lo más determinante es que es a posteriori, y así vamos a poner un ejemplo de pregunta oficial en esta materia, que sería, qué documento describe a posteriori la gestión económica o de actividades llevadas a cabo por un organismo, un tiempo determinado es posible respuestas o uniforme, económico, certificado, resolución o ningunas correcta?

Como ninguna de esas posibles opciones es la memoria sería la respuesta de la correcta, es decir, ninguna es correcta. También vamos a hablar de los documentos de transmisión o de comunicación en virtud de los cuales se produce una comunicación, y esta comunicación puede dirigirse bien a otro órgano o otra unidad administrativa o bien a la ciudadanía. Así tenemos en primer lugar el anuncio que se trata de ese documento o de ese texto administrativo en el que se difunden ciertos datos y elementos de la gestión pública de interés general. Se publican de forma general en los diarios oficiales. Los anuncios pueden versar sobre diversos temas, ya sea adquisición de bienes, ya sea sobre determinadas actividades que se van a llevar acá. Puede ser sobre muchísimos temas y, aunque de forma general, se publican en los diarios oficiales.

También se pueden publicar en los medios de comunicación correspondientes y adecuados a lo que vayan a comunicar. También tenemos el aviso que se trata de un anuncio por el que se pone un hecho en conocimiento de los posibles interesados. En este caso tendríamos destinatarios en el caso del anuncio. No. También tenemos la carta que se trata de un documento que se emplea entre los miembros de la administración y entre esta y el ciudadano para informar sobre contenidos generales no directamente relacionados con la gestión habitual ni con la tramitación de un procedimiento. La carta funciona como canal de comunicación para contenidos informativos e incluso publicitarios. Es decir, que nos tenemos que alejar de esos temas relacionados bien con la gestión habitual, bien con la tramitación de un determinado procedimiento, porque el carácter de esta carta es informativo o bien publicitario.

También tenemos que mencionar la circular que se trata de un documento de contenido general dirigido a un grupo indeterminado de destinatarios. Se trata de un documento interno mediante el cual una autoridad superior dirige una orden, unas instrucciones o una información general a todos o a gran parte de sus subordinados. En virtud de una circular, por ejemplo, se podría establecer un modo de proceder en un determinado procedimiento, se llevaría a cabo por esa autoridad superior y se la dirigiría a sus órganos subordinados para que lleven a cabo en igualdad de condiciones que llevan a cabo, digamos, una ejecución más o menos uniforme de ese determinado procedimiento. Asimismo, vamos a hablar de la citación o emplazamiento que se trata de ese documento mediante en el que se solicita la presencia de una persona para que cumpla un trámite administrativo.

Esta citación puede ser a plazo fijo, es decir, que se establece el lugar, la fecha y la hora en la que tiene que acudir para llevar a cabo ese trámite administrativo en cuestión. Pero también puede tratarse de una citación con plazo, o bien un emplazamiento que en este caso establece un límite máximo para poder para presentarse en ese determinado lugar para llevar a cabo ese trámite administrativo. También tenemos la convocatoria que en este caso se trata de un documento en el que se solicita la presencia de alguien en un lugar, con su hora y con su fecha para asistir a una sesión de un órgano colegiado o una reunión colectiva de otro tipo. También tenemos la invitación que en este caso es un documento que tiene un carácter protocolario y se utiliza para invitar a alguien a un determinado acto.

La notificación, que es un trámite mediante el que se les comunica a los interesados en un procedimiento, las resoluciones y los actos que afectan a sus derechos e intereses, es, digamos, el documento más común en esta materia y también tenemos el oficio que es ese documento para comunicar información oficial a otras administraciones y organismos en el supuesto de que nos encontremos ante un oficio interno o bien a los ciudadanos, si nos encontramos ante un oficio externo. Para finalizar, tenemos la publicación que se trata de esa actuación material que consiste en la inserción de un acto administrativo en un diario oficial de anuncios o medio de comunicación. Con el fin de difundirlo, nos dice que, por lo general aparecen en los diarios oficiales y tableros bajo la etiqueta de anuncio y con su formato correspondiente.

Es decir, que mediante esta actuación se publica oficialmente un determinado acto o un determinado documento. También tenemos el requerimiento que se trata de ese documento, en el que se reclama a una persona que enmiende algún defecto de su intervención en un procedimiento administrativo, por ejemplo, a la hora de subsanar una determinada solicitud, porque falta algún dato concreto o porque falta la aportación de algún documento se va a llevar a cabo mediante un requerimiento de subsanación. Y, por último, tenemos el saluda, que también se trata de un documento de carácter protocolario, como ocurría con la invitación que es utilizado para comunicaciones breves como agradecimientos.

felicitaciones, ofrecimientos y, para finalizar, vamos a poner otro ejemplo de pregunta oficial en esta materia, que es la siguiente que nos dice cómo se denomina al documento interno, mediante el cual una autoridad superior dirige una orden, instrucciones o una información general a todos o a gran parte de los subordinados, y la solución correcta sería circular ni nota interior ni carta ni requerimiento sino circular.