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Clasificación de los Documentos Administrativos según el Tipo de Declaración
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Lección 1
Clasificación de los Documentos Administrativos según el Tipo de Declaración
Resumen
Los documentos administrativos pueden clasificarse según el tipo de declaración que contienen. Aunque los documentos de la ciudadanía no proceden de un órgano administrativo, se incluyen por su relevancia en la actividad administrativa: la alegación aporta datos o documentos sobre un procedimiento; la denuncia comunica hechos que determinan su inicio; la solicitud pide por escrito una actuación a un organismo competente; y el recurso administrativo expresa discrepancias frente a una decisión o acto administrativo.
Los documentos de constancia acreditan hechos: las actas recogen hechos, consideraciones o acuerdos; los certificados acreditan la veracidad de datos obrantes en actas o archivos; y las diligencias internas dejan constancia de la ejecución de un trámite. Los documentos de decisión manifiestan la voluntad administrativa. El acuerdo resuelve cuestiones de tramitación o inicio antes de la resolución, mientras que la resolución decide las cuestiones del procedimiento y le pone fin.
Los documentos de juicio contienen valoraciones u opiniones. El informe trata cuestiones de hecho, técnicas o jurídicas y puede ser facultativo, preceptivo, vinculante o no vinculante. La memoria describe posteriormente la gestión económica o las actividades desarrolladas durante un periodo. Por último, los documentos de transmisión o comunicación incluyen, entre otros, anuncios, avisos, cartas, circulares, citaciones, convocatorias, notificaciones, oficios, publicaciones y requerimientos.
Qué aprenderás
- Distinguir los documentos de la ciudadanía y su función en un procedimiento administrativo.
- Diferenciar acuerdo y resolución según su momento y efecto en el procedimiento.
- Identificar los rasgos de los informes y de las memorias.
- Reconocer los principales documentos de comunicación y sus destinatarios.
Puntos clave
- La solicitud es el documento más frecuente para dirigirse a las administraciones públicas.
- La diligencia es un documento interno que acredita la ejecución de un trámite.
- La resolución pone fin al procedimiento, a diferencia del acuerdo previo a ella.
- Un informe vinculante impide que la resolución se separe de su sentido.
- La memoria describe la gestión o actividades a posteriori.
- La circular es un documento interno por el que una autoridad superior transmite órdenes, instrucciones o información general a sus subordinados.
Revisado por Docente Opocamp el 29 jul 2026.
Sobre esta materia
En esta lección te explicamos paso a paso la clasificación de documentos administrativos según el tipo de declaración que contienen, para que entiendas fácilmente cómo funcionan los documentos administrativos en el procedimiento administrativo y en la práctica diaria de la Administración Pública.
Verás ejemplos prácticos de documentos de la ciudadanía, de constancia, de decisión, de juicio y de comunicación como solicitudes, denuncias, actas, certificados, acuerdos y resoluciones, informes y memorias o anuncios y notificaciones, entre otras.