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Clasificación de los Documentos Administrativos según la Fase del Procedimiento

Guía pública de estudio

Materia Sobre esta materia Contenido, alcance y objetivos del recurso

En la materia Clasificación de los Documentos Administrativos según la Fase del Procedimiento se explica cómo se clasifican los documentos administrativos según la fase del procedimiento en que se producen, para comprender la estructura documental a lo largo del procedimiento administrativo y la función que cumple cada uno. El recurso, en formato vídeo, repasa los documentos de iniciación, de instrucción y de terminación, con ejemplos como acuerdos de inicio, requerimientos de subsanación, citaciones, resoluciones o certificaciones. El alumnado puede practicar la identificación de estos documentos y comprender en qué momento del procedimiento aparecen y cómo se relacionan con cada fase.

Vídeo Lección 1 de 1 Clasificación de los Documentos Administrativos según la Fase del Procedimiento 9:07 min

Resumen de la lección

La clase organiza los documentos administrativos según la fase en que se producen. Al iniciar un procedimiento pueden aparecer el acuerdo de inicio, el requerimiento para subsanar una solicitud y la petición de mejora voluntaria. Como regla general, el requerimiento concede diez días para subsanar; la mejora voluntaria es otra actuación. También pueden documentarse medidas provisionales y la acumulación de procedimientos.

En la instrucción se documentan la apertura y práctica de prueba, el rechazo motivado de pruebas manifiestamente improcedentes o innecesarias, la petición de informes, las citaciones, la audiencia y la información pública. Los informes son facultativos y no vinculantes por regla general, salvo disposición expresa. La ampliación de plazos y la tramitación de urgencia también se acuerdan durante el procedimiento; la urgencia reduce los plazos a la mitad, excepto los de presentación de solicitudes y recursos. La Ley 39/2015 regula la subsanación, la prueba, los informes de los artículos 79 y 80, la audiencia, la información pública y la tramitación urgente.

Entre los documentos de terminación está la resolución, que debe motivarse cuando la ley lo exige. La caducidad requiere los presupuestos legales del procedimiento correspondiente. El silencio administrativo produce el efecto que proceda al vencer el plazo para resolver; su certificado acredita que se produjo, pero no es la resolución ni crea por sí mismo el acto presunto. Un acuerdo de suspensión afecta a la ejecución y tampoco termina por sí solo el procedimiento. Véanse los artículos 24, 84 y 95 de la Ley 39/2015.

Objetivos de aprendizaje

Clasificar documentos de iniciación, instrucción y terminación a partir de su función en un expediente.
Distinguir subsanación de mejora voluntaria y reconocer el plazo general para corregir una solicitud.
Explicar qué documentos reflejan la prueba, los informes, la audiencia y la información pública.
Diferenciar una resolución, la caducidad, el efecto del silencio y su certificado, y la suspensión de la ejecución.

Puntos clave

El requerimiento de subsanación concede normalmente diez días; la mejora voluntaria es una actuación distinta.
La Administración solo puede rechazar una prueba propuesta si es manifiestamente improcedente o innecesaria y lo motiva.
Los informes son facultativos y no vinculantes salvo que una norma disponga otra cosa.
La urgencia reduce a la mitad los plazos, excepto los de presentación de solicitudes y recursos.
El certificado acredita el silencio ya producido; la suspensión de la ejecución tampoco equivale por sí sola al fin del procedimiento.

Última actualización editorial: 10 sept 2026.

Leer la transcripción de la lección

Hola, soy Andrea y vamos a explicar la clasificación de los documentos administrativos según la fase del procedimiento en que se produce que, junto con la clasificación de los documentos administrativos, según el tipo de declaración que contienen, son las dos clasificaciones más comunes que tenemos estos documentos administrativos. En primer lugar, vamos a hacer una definición genérica de los documentos administrativos que se trata de ese soporte o esa manifestación externa de los actos administrativos. En primer lugar, vamos a hablar de los documentos de iniciación a continuación de los documentos de instrucción y, por último, de los documentos de terminación. En primer lugar, en cuanto a los documentos de iniciación, tenemos los acuerdos de iniciación del procedimiento. Estos acuerdos de iniciación del procedimiento consisten en un documento en virtud del cual se notifica.

Al interesado de que se va a iniciar el procedimiento. Luego tenemos los requerimientos de subsanación de defectos a la solicitud, este requerimiento de subsanación se trata de un documento en virtud del cual también se notifica al interesado de que su solicitud tiene algún tipo de error o bien falta algún tipo de documento con este requerimiento. También se le va a establecer un plazo para que bien corrija ese error o bien aporte el documento en cuestión. En tercer lugar, tenemos la petición de mejora voluntaria de la solicitud en virtud de este documento, eh, una vez un procedimiento ha sido iniciado. Puede ser que tanto la propia persona, el propio interesado que ha enviado esta solicitud, o bien el propio órgano administrativo competente en este procedimiento, puede ser que consideren que esa solicitud puede ser mejorada.

Por ejemplo, en la solicitud de una determinada subvención puede ser que la misma se haya solicitado una cuantía inferior a la que podría corresponderle. Por tanto, en virtud de esta petición de mejora voluntaria de la solicitud, se podría hacer esa modificación y solicitar la cuantía correspondiente. En cuarto lugar, tenemos el acuerdo de adopción de medidas provisionales. En virtud de este documento se solicita una serie de medidas provisionales que lo que tienen como objetivo es garantizar los efectos de la resolución que se va a dictar próximamente una vez finalice el procedimiento administrativo en cuestión.

También tenemos el acuerdo de acumulación de procedimientos que en este caso tenemos la presencia de diversos procedimientos que tienen características comunes y que, por lo tanto, se considera aconsejable que los mismos se tramiten en un mismo procedimiento, es decir, que se acumulen los mismos que se tramiten conjuntamente. Y, por último, tenemos el acuerdo de práctica simultánea de trámites en este caso. Lo que se hace eso en virtud de este documento, notificar al interesado de que se van a llevar a cabo diversos trámites en un mismo acto, porque tienen una naturaleza similar, esto en cuanto a los documentos de iniciación. A continuación vamos a hablar de los documentos de instrucción. Así tenemos, en primer lugar, el acuerdo de apertura de un periodo de prueba en virtud de este acuerdo.

Tenemos ese documento de que informa el interesado de que se va a proceder a la apertura de este periodo probatorio. En este periodo probatorio se pueden llevar a cabo tanto pruebas que hayan sido solicitadas por el propio interesado, o bien las pruebas que considere el órgano administrativo competente. En segundo lugar, tenemos el acuerdo de práctica de prueba. En virtud de este acuerdo se va a informar, se va notificar a los interesados de que una determinada prueba, ya sea solicitada, ya se haya solicitado por parte del interesado, o bien haya sido el órgano administrativo competente que la haya solicitado, pero se va a llevar a cabo, se va a realizar y nos informa tanto del lugar como del día como de la hora en la que se va a realizar la misma. En tercer lugar, tenemos el acuerdo por el que se rechazan las pruebas propuestas.

Cuando hablábamos del periodo de prueba de la iniciación de ese periodo de prueba, decíamos que las mismas se podían solicitar bien por el interesado, bien por el órgano administrativo competente. Puede pasar que una de esas pruebas que haya solicitado el interesado, el órgano competente, la considere irrelevante o innecesario y, por tanto, en virtud de este acuerdo, se le va a notificar al interesado de que la misma no se va a llevar a cabo de que la misma ha sido rechazada. También tenemos, en cuarto lugar, el oficio de petición de informe preceptivo, determinante un oficio. Se trata de un documento que sirve para comunicarse entre órganos o bien unidades administrativas.

Entonces, en virtud de este oficio se solicita un determinado informe que es preceptivo, es decir, que lo exige la ley y que, además, es determinante, es decir, que es necesario para que el órgano administrativo competente pueda dictar la resolución. En quinto lugar, hace referencia al oficio de petición de informe preceptivo no determinante que nos encontramos ante el mismo supuesto que el anterior, pero en este caso sería un informe no determinante. Asimismo, tenemos la citación de comparecencia que en virtud de la misma, se notifica a una persona que tiene que acudir presencialmente a una determinada oficina pública. En esta citación se establece tanto el lugar como la fecha, como la hora, que tiene que acudir, además del objeto de la comparecencia y también de las consecuencias que puede tener esta ausencia de comparecencia.

También tenemos la concesión del trámite de audiencia en este caso nos situaríamos en el supuesto de que se inicie el trámite de audiencia y, por tanto, se notifica al interesado por si cree oportuno llevar a cabo alguna alegación o bien aportar algún tipo de documento para orientar así la resolución en cuestión. También tenemos el acuerdo de apertura del periodo de información pública, y esto se da cuando el órgano competente considera oportuno llevar a cabo esta información pública, es decir, que pueda cualquier persona física o jurídica que pueda estar interesada en el procedimiento, vaya a tener información sobre el mismo y pueda aportar las alegaciones que considere oportunas. Bueno, pues en virtud de este acuerdo se le notifica al interesado de que se va a proceder a la apertura de dicho procedimiento. También tenemos el acuerdo de ampliación de plazos.

El acuerdo de ampliación de plazos es ese documento en virtud del cual se notifica al interesado de que el órgano competente ha considerado que los plazos que se establecían legalmente había que ampliarlos. También tenemos el acuerdo de tramitación de urgencia en virtud de este acuerdo se notifica. Se trata de un documento que notifica al interesado de que se han reducido a la mitad los plazos legalmente previstos y así ya fuera de oficio o bien a instancia del propio interesado. Y por último, tenemos la acreditación de la notificación. En virtud de este documento se deja constancia de que se ha realizado la correspondiente notificación al interesado. Y ahora, en último lugar, vamos a hablar de los documentos de terminación, los documentos de terminación. Podemos mencionar el acuerdo de caducidad por paralización del procedimiento imputable al interesado.

En este caso nos encontramos ante un procedimiento que ha sido iniciado a instancia del propio interesado y que se ha paralizado por causas imputables al propio interesado y que ha estado paralizado en más del tiempo previsto legalmente y, por tanto, se se procede a la caducidad del mismo. En segundo lugar, tenemos el acuerdo de caducidad por paralización del procedimiento iniciado de oficio no susceptible de producir actos favorables de supuesto. Nos encontramos ante un procedimiento que ha sido iniciado de oficio y que el órgano administrativo competente no dicta la resolución en el plazo legalmente previsto y por ello se produce la caducidad del procedimiento. En tercer lugar, tenemos la resolución tipo.

La resolución es un documento donde se establece la decisión del órgano administrativo competente con respecto a un procedimiento en cuestión, y esta resolución tiene que ser, en todo caso, motivada y tiene que hacer referencia a todas las cuestiones que se hayan planteado en el procedimiento. Además, las resoluciones ponen fin al procedimiento correspondiente. También tenemos la resolución de inadmisión en virtud de la cual se puede notificar de la inadmisión de una determinada solicitud, bien, porque no tiene fundamento la misma. También tenemos la certificación de acto presunto. Esta certificación es un documento que solicita el interesado para dejar constancia de que un determinado órgano administrativo no ha dictado la resolución correspondiente en el plazo que tenía previsto legalmente. Y, por último, tenemos el acuerdo de la suspensión de la ejecución de un acto.

En cuanto a este acuerdo, tenemos que mencionar el supuesto en el que los efectos que pueda producir la resolución pueden causar tales perjuicios que no se considera conveniente aplicarla, es decir, ejecutarlo y, por lo tanto, en su lugar se suspende la misma y se decretan medidas provisionales.