Edad, Documentos y Clasificación de Archivos

Hola, soy Andrea, y vamos a hablar por un lado de las edades del documento. Y en segundo lugar, vamos a hacer referencia a la clasificación de los archivos según estas edades de los documentos. En primer lugar, en cuanto a las edades del documento, se refiere al ciclo vital por el que pasa el documento desde su creación por parte del organismo o de la oficina productora hasta que se decide su conservación. En caso de que este documento tenga el se le otorgue un valor histórico, o bien hasta su eliminación, porque no es merecedor de este valor histórico. Así, en primer lugar, vamos a mencionar la edad administrativa y nos dice en cuanto a esta edad administrativa: en ella, el documento tiene un valor administrativo pleno. Su uso y consultas suelen ser muy frecuentes por parte de las personas que intervienen en su creación. Su localización, por tanto, debe situarse muy cerca de ellos.

Es decir, se sitúan en los archivos de gestión. Entonces, en cuanto a esta edad administrativa, decíamos que tenía un valor administrativo pleno. Es decir, que se trata de esos documentos que se acaban de elaborar y que su uso es muy frecuente. Es necesaria su consulta para la elaboración de las actividades administrativas de la oficina productora. Y por ello, estos documentos que se encuentran en esta edad administrativa se encuentran situados en los archivos de gestión y estos archivos de gestión se encuentran ubicados en la propia oficina productora, como vamos a ver a continuación. En segundo lugar, tenemos la edad intermedia. En este caso, nos dice que el uso y consulta del documento son ya esporádicos por parte de las oficinas productoras.

Si bien sigue predominando su valor administrativo sobre el histórico, en este caso, los documentos ya no tienen una utilización tan frecuente como el supuesto anterior, como el supuesto de la administrativa, pero su consulta sigue, eh, siendo necesaria en este caso, en los documentos que se encuentran en la edad intermedia, se podrían ubicar en los archivos que vamos a ver a continuación que podrían ser los archivos centrales o bien los archivos intermedios. Y por último, tenemos la edad histórica del documento que nos dice que en este caso, el documento adquiere un valor histórico permanente. Su uso y consulta tiene un destino casi exclusivamente cultural e histórico. Los usuarios serán los investigadores, es decir, que la consulta se va a realizar por parte de estos investigadores.

La documentación de edad histórica deberá ubicarse en un local propio destinado a su conservación definitiva, que son los llamados archivos históricos. Es decir que los documentos que vamos a ver ubicados en estos archivos históricos son los documentos que se encuentran ya en esta edad histórica que se les ha otorgado después de un procedimiento de evaluación, ese valor histórico. Y en virtud de estas edades del documento, vamos a ver la clasificación de los archivos para llevar a cabo esta explicación, vamos a recurrir a un real decreto que lo que establece es el sistema español de archivos. Y además, regula el sistema de archivos de la administración general del estado y de sus organismos públicos, así como su régimen de acceso.

En primer lugar, en cuanto a esta clasificación, vamos a distinguir entre archivos de gestión, archivos centrales, archivos intermedios y por último, archivos históricos. En primer lugar, en cuanto a los archivos de gestión, este real decreto nos dice lo siguiente: son aquellos archivos existentes en todos los órganos y unidades administrativas para la custodia de los documentos en fase de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta administrativa. Esto es lo más importante de estos documentos que se encuentran al archivo de gestión. Estos documentos una vez concluida su tramitación o su etapa de utilización y consulta, serán objeto de transferencia al archivo central del departamento respectivo de acuerdo con los plazos establecidos durante el proceso de valoración.

Es decir que en el archivo de gestión, lo que encontramos en aquellos documentos es que se encuentran en la edad administrativa que explicamos anteriormente. Son documentos que acaban de ser elaborados y que su uso es muy frecuente para llevar a cabo las actividades de la oficina productoras, las actividades administrativas, dónde se encuentran estos archivos de gestión en el propio organismo productor o en la propia oficina productora. Una vez hablamos de los archivos de gestión, vamos a dar un paso más allá. Y vamos a hablar de los archivos centrales, los archivos, los archivos centrales según este artículo 10 del real decreto, nos dicen que son aquellos archivos existentes en los ministerios y organismos públicos para la custodia de los documentos una vez finalizada su tramitación y transcurridos los plazos establecidos por la normativa vigente o en los calendarios de conservación.

Es decir que los documentos que encontrábamos ubicados en los archivos de gestión una vez han cumplido con su cometido, es decir, su uso ha descendido, van a pasar a estos archivos centrales en este real decreto. Lo que nos dice son aquellos archivos que se encuentran en los ministerios, es decir que como ejemplo de archivos de gestión, podíamos encontrar aquellos que se sitúan en las diferentes direcciones generales o las diferentes secretarías generales dependientes de un determinado ministerio. Y los archivos centrales, sin embargo, ya se encuentran ubicados dentro del ministerio, ya son de ámbito ministerial, recogiendo todos esos documentos que nos vienen de las distintas secretarías o de las distintas direcciones generales dependientes del ministerio en cuestión. Por lo tanto, ese uso, esa utilización de los documentos en cuestión, ha descendido.

A continuación, vamos a dar un paso más allá y vamos a hablar de los archivos intermedios. Y nos dice el artículo 11 del real decreto. lo siguiente: este archivo intermedio es la institución responsable de la custodia de los documentos generados y reunidos por los diferentes departamentos ministeriales en sus organismos públicos. Una vez finalizada su fase activa conforme a lo establecido en los calendarios de conservación, el archivo general de la administración es el archivo intermedio de la administración general del estado. Es decir que esos documentos provenientes del archivo central pasan al archivo intermedio. Y como ejemplo de archivo intermedio, nos dice aquí este artículo 11 que tenemos el archivo general de la administración.

Y en este archivo general de la administración que se conserva, se conserva los documentos que proviene de los archivos centrales de los diferentes departamentos ministeriales. Es decir que con este archivo intermedio, damos un paso más allá en esta conservación de los documentos públicos. Y por último, tendríamos el archivo histórico. Y en cuanto a los archivos históricos, este artículo 12 nos dice lo siguiente que estos archivos históricos son las instituciones responsables de la custodia, conservación y tratamiento de los fondos pertenecientes al patrimonio histórico documental español, es decir que aquellos documentos que se hacen merecedores de este valor histórico y que por tanto es necesaria su conservación permanente como parte del patrimonio documental se van a conservar en estos archivos históricos.

Estos archivos históricos a nivel nacional tenemos como ejemplo el archivo histórico nacional que, como vean, nos dice este artículo 12 ejerce las funciones de archivo histórico de la administración general del estado.