Edad, Documentos y Clasificación de Archivos

Los documentos atraviesan un ciclo vital desde su creación por el organismo o la oficina productora hasta su conservación, si se les reconoce valor histórico, o su eliminación. En la edad administrativa tienen pleno valor administrativo y son objeto de uso y consulta frecuentes para desarrollar la actividad de la oficina productora. Por ello se custodian en archivos de gestión, situados en el propio órgano o unidad administrativa. En la edad intermedia, la consulta pasa a ser esporádica, aunque sigue predominando el valor administrativo sobre el histórico. La documentación puede encontrarse en archivos centrales o intermedios. Los archivos centrales custodian, en ministerios y organismos públicos, documentos cuya tramitación ha finalizado; los archivos intermedios reciben documentación procedente de los departamentos ministeriales y sus organismos públicos una vez terminada su fase activa, conforme a los calendarios de conservación. La edad histórica comienza cuando el documento adquiere valor histórico permanente. Su consulta tiene una finalidad principalmente cultural e histórica, especialmente para investigadores, y exige su conservación definitiva en archivos históricos. Estos custodian y tratan fondos pertenecientes al patrimonio histórico documental español. El Archivo General de la Administración es el archivo intermedio de la Administración General del Estado, mientras que el Archivo Histórico Nacional ejerce las funciones de archivo histórico de esta Administración.