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Valor del Documento

Guía pública de estudio

Vídeo Lección 1 Valor del Documento Duración2 min 21 s

Resumen de la lección

El valor primario de un documento responde a la finalidad para la que se creó: tramitar, acreditar derechos o justificar obligaciones, por ejemplo. El valor secundario corresponde a su utilidad para investigación e información más allá de esa finalidad inicial. Ambos pueden coexistir; no se produce siempre un cambio automático de uno a otro.

La valoración documental determina qué utilidad conserva una serie y orienta sus plazos de conservación. Una ley derogada puede servir para investigar su época. Pero también seguir siendo relevante jurídicamente para hechos anteriores. Por eso la mera pérdida de vigencia no implica desaparición de todo valor primario.

Objetivos de aprendizaje

Distinguir entre valor primario y valor secundario de un documento.
Relacionar el valor primario con la finalidad administrativa, jurídica, legal o fiscal.
Comprender cuándo se hace efectivo habitualmente el valor secundario.
Identificar el uso histórico, científico e informativo de los documentos con utilidad primaria concluida.

Puntos clave

Los valores documentales fundamentales son el primario y el secundario.
El valor primario responde a la finalidad con la que se genera el documento.
El valor primario cumple una función esencial en la gestión administrativa.
El valor secundario se vincula con la capacidad de información del documento.
El valor secundario cobra relevancia cuando desaparece o se diluye el valor primario.
Una ley derogada puede conservar valor secundario como fuente histórica.

Última actualización editorial: 10 sept 2026.

Leer la transcripción de la lección

Tenemos que decir que el documento desde el punto de vista archivístico va a tener dos valores fundamentales que son en primer lugar, el valor primario. Y en segundo lugar, el valor secundario se trata de valores sucesivos en el tiempo. Así, en primer lugar, vamos a explicar el valor primario. Este está en estrecha relación con el propio origen del documento. Es decir, esta valoración está estrechamente vinculada con la finalidad por la cual fue generado el documento. Estos valores primarios pueden ser administrativos, jurídicos, legales, fiscales, etcétera. Cumple una función esencial en la gestión administrativa, es decir, que atiende la intención del organismo u oficina productora en función de las funciones que vaya a llevar a cabo la misma. Por eso decimos que cumple una función esencial en la gestión administrativa.

En segundo lugar, tenemos el valor secundario que se refiere a la capacidad de información de todo documento. Aunque esta capacidad nace en el mismo momento en que se genera el documento, el valor secundario o histórico se suele hacer efectivo cuando desaparece o se diluye el valor primario del documento que hemos mencionado anteriormente.

Este valor secundario va ligado al uso de la documentación como fuente de información en la investigación histórica, es decir, que se relaciona con la finalidad histórica científica informativa de aquellos documentos que, una vez concluida su utilidad primaria, son valiosos para la historia, la investigación o bien para la sociedad en general, por ejemplo, en el supuesto de una ley, mientras esta ley se encuentra en vigor, va a tener un valor primario que es el que hemos mencionado en primer lugar, una vez que esta ley es derogada, va a pasar a entrar en acción el valor secundario de la misma, porque va a tener esta capacidad de información. Esta finalidad histórica como ejemplo de pregunta oficial que se podría, eh, realizar en esta materia?

Tenemos la siguiente: el documento administrativo desde el punto de vista archivístico tiene como valores fundamentales en el tiempo, valor primario y valor secundario, valor universal y valor personal, valor de constancia y valor de comunicación, o bien valor informativo y valor técnico, siendo la respuesta correcta, el valor primario y el valor secundario.

Sobre esta materiaContenido, alcance y objetivos del recurso

En Valor del Documento se aborda, desde la perspectiva archivística, el estudio de los valores primario y secundario de los documentos. El recurso explica qué es cada uno y en qué se diferencian, poniendo el foco en cómo se relacionan con la gestión administrativa y con la conservación histórica. El valor primario se presenta como el ligado a la finalidad con la que se genera un documento, mientras que el valor secundario aparece cuando ese documento pierde su utilidad inicial y pasa a tener interés como fuente de información para la historia, la ciencia o la sociedad. El alumnado puede entender cómo se interpreta un documento según su función y su relevancia en distintas etapas de su vida documental.