Combinación de Correspondencia

La combinación de correspondencia de Word es una herramienta útil para crear documentos personalizados como cartas, correos electrónicos, sobres y etiquetas que se envían a múltiples destinatarios. Y este pequeño ejemplo, os voy a enseñar a llevar a cabo un documento combinado. Tenemos esta carta que queremos enviar a múltiples destinatarios para ello. Lo único que tenemos que hacer es acceder a la pestaña de correspondencia. El primer paso que tenemos que dar será seleccionar el tipo de documento de combinación. Muy importante si queremos estudiar una oposición teórica, tener claro cuáles son los tipos de documento de combinación de correspondencia que tenemos o que podemos utilizar cartas, mensajes de correo, sobres, etiquetas y directorio. En este caso, yo voy a seleccionar una carta. Una vez que ya tenemos seleccionado el tipo de documento, el siguiente paso será seleccionar los destinatarios.

Como podéis observar todos los botones de la pestaña de correspondencia están deshabilitados para poder habilitarlos obligatoriamente. Tenemos que enganchar o vincular este documento de Word al origen de datos. Para ello, vendríamos a seleccionar destinatarios. Tenemos tres opciones para seleccionar los destinatarios. Podríamos escribir una nueva lista directamente en Word. Podemos elegir los contactos que tengamos en Outlook o usar una lista existente. Si usamos una lista existente, el programa nos permitirá sacar o seleccionar el origen de datos como puede ser un origen de datos que tengamos en un documento de este, el origen de datos que tengamos en una tabla o una consulta de aes, etcétera. En este caso, nosotros, el origen de datos que tenemos es un documento de este, el concretamente este documento que os muestro aquí.

Ahora en pantalla, vamos entonces a seleccionarlo, usar lista existente. Seleccionamos el documento con el cual queremos llevar a cabo la combinación es este documento de este. Le vamos a aceptar y automáticamente el programa ya se ha vinculado a vinculado el documento de Word con ese origen de datos. Como podéis observar, ya se han habilitado todos los botones de la combinación de correspondencia. El siguiente paso que tenemos que hacer, pues será utilizar o insertar dentro de nuestro documento de go los campos combinados, que son los campos combinados. Pues cada uno de los campos que teníamos en el origen de datos, esto es una fila, una fila es un registro y cada una de las columnas es un campo: campo nombre, campo apellidos, ciudad. Bueno, pues eso será lo que tengamos que introducir dentro del documento de Word. Nosotros aquí vemos que tenemos un apartado que se llama tratamiento.

Tendremos que colocar aquí el campo combinado tratamiento para ello, hacemos click en el, aquí tenemos nombre. Tendremos que colocar aquí el campo combinado, nombre lo mismo aquí donde tenemos que colocar marca y modelo. Una vez que tenemos los campos combinados, podemos resaltarlos para tener los visibles dentro del documento. Si tenemos que hacer alguna modificación como eliminar espacios en blanco porque hemos colocado demasiado, podríamos sacarlo. Si también nos interesa ver cómo quedaría el resultado de la combinación, podríamos activar la vista previa; desde aquí podemos ir viendo y podemos ir moviendo para ver cómo nos quedaría el documento combinado Dentro de la posibilidad de combinación de correspondencia de Word. También podríamos añadir un bloque de direcciones o una línea de saludo.

Además, también nos permite llevar a cabo reglas, por ejemplo, de que podemos preguntar, rellenar o una regla de si. Entonces, es decir, solamente podríamos hacer la combinación si se cumple un determinado criterio, además de poder llevar a cabo la combinación con todo el origen de datos, es decir a todos los registros que tenemos aquí nosotros desde la opción de editar lista de destinatarios. Cuando hacemos clic aquí, podremos ver el origen de datos. Y además nos va a permitir ordenar, filtrar, quitar duplicados y validar la lista de direcciones. Cuando hacemos cica aquí automáticamente el programa nos permite ver el origen de datos con el cual vamos a llevar la combinación. Podemos ordenar la información de manera que cuando creemos esa combinación venga ordenada por un determinado campo.

Podemos filtrar, por ejemplo, de manera que yo vengo acá, le pulsamos el botón de filtro solamente me interesa enviar la carta a la gente de logroño. Podríamos poner ciudad de igual a logroño y automáticamente cuando hagamos aquí comprobáis como ahora solamente le mandaríamos la carta a tres personas, podemos buscar duplicados, validar direcciones si tuviéramos aplicado dicho complemento, vamos en este caso a enviar la carta a todo el mundo. Una vez que ya hemos llevado a cabo todos los pasos y hemos seleccionado a quien le queremos enviar la carta, el último paso que sería, pues, llevar a cabo la finalización y cómo podemos finalizar la combinación de correspondencia de tres formas diferentes? Podríamos enviar estas cartas por mensaje de correo electrónico. Podríamos imprimir los documentos o podríamos editar documentos individuales.

Si hacemos click aquí, aún nos permite llevar a cabo un filtro nuevo. Veis podríamos combinar todos los registros o solamente el registro actual. Le enviaríamos solo la carta a kla o desde el registro uno al cinco. Escogemos el que queremos. Pulsamos el botón de aceptar y ya tendríamos llevar a cabo la combinación de correspondencia.