Encabezado y pie

En este pequeño video, vamos a explicar las diferentes formas de añadir un encabezado y un pie a un documento de Excel. Nosotros tenemos que tener en cuenta lo siguiente, el encabezado y un pie va a ser diferente dependiendo de la hoja de cálculo en la que estemos colocados. Por lo tanto, lo primero que tenéis que saber es que si un libro de trabajo está compuesto por cinco hojas de cálculo en cada una de esas cinco hojas de cálculo, puedo tener un encabezado o un pie diferente. Tenemos diferentes formas de añadir el encabezado y el pie. Vamos a ver las diferentes formas. Una de ellas sería venir a la pestaña de insertar al grupo de texto y desde aquí marcas la opción de encabezado y pie automáticamente. El programa que hace nos va a cambiar a la vista diseño de impresión. Y dentro de esta vista, nos vamos a encontrar con que ya tenemos habilitado el apartado de encabezados.

Si os fijáis ahora en la parte superior, observáis como nosotros aquí. Ahora tenemos la pestaña contextual de encabezado y pie. podríamos escoger cualquiera de los encabezados o pies que tengamos ya grabados. Podríamos aquí escoger cualquiera de los encabezados que ya vienen directamente grabados con el programa, lo mismo para los pies, o podríamos poner en cada una de las secciones del encabezado y el pie, la información que nos interese. Si dais cuenta, os fijáis. El encabezado está compuesto por tres secciones izquierda, centro derecha, bien diferenciadas dentro de cada una de esas secciones, nosotros, qué tipo de información podemos añadir? Podríamos añadir cualquier valor de tipo texto, texto, número, lo que nosotros queramos colocar. Pero además, el programa nos va a permitir añadir campos.

Por ejemplo, yo podría añadir, pues, el campo número de página, veis aquí bien y diferenciado con al el y entre corchetes página. Estamos diciendo que aquí estoy poniendo un campo que se va a actualizar. Podríamos también poner el campo número de páginas. Me está especificando el número total de páginas que tengamos. Podríamos añadir también el campo fecha actual. Ahí lo tenéis. Podríamos poner la hora actual del sistema. También tendríamos la posibilidad de poner el nombre del archivo, o bien el nombre de la hoja o incluso la ruta de acceso, todo. Estos son campos que vamos a poder añadir dentro de cualquiera de las secciones del encabezado y del pie. Incluso tenemos la posibilidad de que, bueno, pues vamos a tener la posibilidad de añadir una imagen. Podríamos hacer clic aquí en el botón de imagen. El programa nos permite seleccionar de dónde queremos añadir esa imagen.

Simplemente tenemos que indicarle cuál es la imagen que queramos añadir. Y una vez que la tengamos colocada, lo único que tendríamos que hacer es cambiar el formato a la imagen porque aquí automáticamente el programa nos lo ha colocado con todo el tamaño original. Pulsamos a dar formato a la imagen. Y desde aquí eres tú la que decide. Bueno, pues yo quiero cambiar esta imagen y ponerla solo, pues, a un percent, estamos ya cambiando lo que sería la información, el tamaño a la imagen. Podremos también desde aquí recortar o cambiar el color a la imagen. E incluso le podríamos añadir un texto alternativo, recordar que el texto alternativo es importante añadirlo siempre porque nosotros podemos estar haciendo un documento de Excel en el que después queramos que sea utilizado por alguien que tenga problemas visuales. Y el texto alternativo le va a especificar qué es lo que contiene esa imagen.

Una vez que le damos ahí, tendríamos nuestra imagen correspondiente aquí. No la vemos, la veremos cuando vayamos la vista previa. Tenéis que tener en cuenta que en el momento en que vosotros hagáis un encabezado y un pie, nosotros, si no indicamos nada por defecto, es encabezado. Y ese pie se va a repetir en todas las páginas que, eh, tenga la hoja de cálculo en este momento que se denomina resuelto, pero nosotros podríamos crear encabezados y pies diferentes para páginas pares e impares y un encabezado diferente para la primera página. Pero recordar para cada una de las hojas para cada una de las hojas del libro de trabajo, yo podría tener encabezados y pies diferentes. Esta es una forma muy cómoda de crear un encabezado y un pie que es utilizando la vista diseño.

Una vez que nosotros hemos hecho el encabezado al hacer click en él, veis al salir fuera de la herramienta de encabezado, nos está, nos está mostrando como quedará. Y aun así veis que esta imagen nos queda muy alta, muy grande. Podemos venir aquí y podemos volver a cambiar las características a esa imagen y ponerla. Pues, un poquito más pequeña, voy a poner aquí uno y uno ahí esta cuando a hago click fuera, vemos ya cómo nos va a quedar. Pues ese encabezado, teniendo en cuenta que estáis trabajando en la vista diseño de impresión, la vista diseño de impresión es una vista que nos va a permitir mostrar los límites de nuestras páginas. Vamos a ver el marco superior inferior izquierdo y derecho, y vamos a poder visualizar tanto el encabezado como el pie. Si yo cambio a la vista normal, nosotros en la vista normal, no vamos a ver ni el encabezado ni el pie.

Lo volveremos a ver si cambiamos a la vista en diseño de impresión o si venimos a la vista preliminar para imprimir ese documento aquí ya veis el encabezado. Esta es una forma de crear, pues, el encabezado y el pie, básicamente en el menú, insertar encabezado y pie o cambiando directamente a la vista diseño de impresión. Y otra forma de añadir un encabezado y un pie a un documento de Excel es a través de la pestaña disposición de página. A partir de esta pestaña, nosotros podríamos abrir el cuadro de diálogo de configuración de página. Y como podéis observar desde aquí nosotros, entre otras cosas, tenemos la posibilidad de especificar cuáles son los márgenes que vamos a tener el documento y cómo podéis observar. Tenemos la posibilidad de cambiar el margen en donde va a estar colocado el encabezado y el pie.

Y aquí en la pestaña de encabezado y pie, vamos a tener la posibilidad de personalizar el encabezado y personalizar el pie. Y al igual que antes, podríamos indicar al programa que si nuestra hoja de cálculo tiene más de una página, podamos tener encabezados diferentes para la primera página que para las páginas pares e impares cuando pulsáis el botón de personalizar encabezado. Bueno, pues el programa nos muestra ya las tres secciones por las que está compuesto tanto encabezado como un pie. Y tú desde aquí, podrás ir añadiendo la información que quieras. Podrías poner tú el texto o los valores numéricos que te interese. Este botón me permite cambiar la apariencia de este texto.

Y como podéis observar, los siguientes botones son los distintos campos que nosotros podemos añadir dentro de un encabezado y un pie, que serían el campo número de página, número de páginas, fecha, hora, ruta donde está almacenado el archivo nombre del archivo, nombre de la hoja en la que estoy colocada. Y por último, imagen, es importante que tengáis en cuenta cuáles son los campos que nosotros podemos añadir tanto a un encabezado como a un pie. Bueno, pues estas son las formas en las que nosotros podemos añadir este elemento a un documento de Excel.