Tradición documental

Hola, soy Andrea, y vamos a explicar la tradición documental. En primer lugar, vamos a explicar en qué consiste esta tradición documental y consiste en las diferentes etapas o versiones que tiene el documento desde su producción original hasta la fase en la que se encuentra actualmente, es decir, hasta su versión actual. Así vamos a distinguir, en primer lugar, entre el borrador entre la minuta entre el original y, por último, vamos a hablar de la copia y dentro de esta copia vamos a hacer referencia a una clasificación que encontramos desde el punto de vista administrativo. Así, en primer lugar, en cuanto al borrador, esta sería la primera redacción del documento y la minuta es el borrador convertido ya en el escrito preparatorio y que sirve para elaborar el documento original. Las diferencias entre el borrador y la minuta son bastante pequeñas.

El borrador se trata de un término más general, hace referencia a ese texto o ese documento que se redacta de forma profesional y que admite cualquier tipo de modificación con el objetivo final de conseguir ese documento original. Sin embargo, la minuta se trata ya de un borrador que ya contiene los aspectos esenciales y que va a servir de guía para que solo quede por añadir aquellas formalidades o aquellos detalles que van a dar lugar a ese documento original. En cuanto al documento original, nos dice que se trata del documento hecho por voluntad de su autor y conservado en la materia y forma que se emitió. Tenemos que decir que, en cuanto al documento original, no siempre se emite un solo documento original, sino que es posible que los originales sean dúplices o incluso múltiples.

Un ejemplo por excelencia de estos originales dúplices es el supuesto de los contratos privados, puesto que los contratos privados generan derechos para dos partes y que, por lo tanto, tendríamos originales dúplices asimismo. En cuanto a la originalidad, nos dice que la originalidad lleva implícita la autenticidad diplomática y la autenticidad jurídica, autenticidad jurídica en cuanto a que ese hecho jurídico o ese asunto atiende a la voluntad de su autor, al interés de su autor, pero no garantiza la veracidad del contenido, porque el autor puede mentir esto en cuanto al original en cuanto a la copia, se trata de esa reproducción del original, y vamos a hacer una clasificación desde el punto de vista administrativo de estas copias.

Así, en primer lugar, vamos a distinguir entre la copia anotada o copia como recibo y nos dice que se trata de la copia que se le sella al interesado como justificante de que ha entregado un impreso, solicitud o documento ante la administración. El ejemplo por excelencia es cuando entregamos a la administración una instancia y esta copia anotada, copia como recibo, va a servir para justificar esa entrega de la instancia en cuestión. En segundo lugar, tenemos la copia sellada que se trata de la copia que nos da la administración cuando esta se tiene que quedar con el original. Es decir, que en virtud de esta copia sellada, lo que hace es justificar, no es que hemos entregado al documento original, el documento original se lo quedaría la administración y a nosotros nos proporciona esta copia sellada a mismo.

Tenemos la copia compulsada, que se trata de la copia que se queda la administración tras cotejar y sellar la copia que aporta el ciudadano en este caso, mediante esta copia compulsada, que es la que se queda la administración y nosotros nos íbamos el original. Lo que se trata es de cotejar que el original y esta copia compulsada corresponden, es decir, que es el mismo documento en cuanto a la copia auténtica, se trata de una copia de un documento público administrativo que emite la propia administración, es decir, que es la propia administración la que emite una copia oficial de un determinado documento público. Y por tanto, esta copia auténtica va a tener validez legal. Y por último, tenemos que mencionar la minuta, no sin distinguir la de la minuta que hemos mencionado un primer momento haciendo referencia a ella como ese tipo de borrador.

En este caso, la minuta es la copia que se incluye en el expediente o que se conserva archivada para otros fines de constancia interna. Es una simple copia literal del escrito documento reproducido. Es decir, que esta minuta se como una copia interna para facilitar el trabajo de la administración para en vez de recurrir al original, poder hacer uso de esta minuta que es más accesible.