Validación de datos

La validación de datos en Excel es una función poderosa que permite controlar y restringir el tipo de información que se puede ingresar en las celdas específicas de una hoja de cálculo. Esta herramienta es crucial para mantener la integridad y la precisión de los datos en los documentos de este. Qué tipos de validación de datos tenemos presentes en este decimal? Permite solo números decimales dentro de un rango o de una celda lista? Crea un menú desplegable con opciones predefinidas, fecha restringe las entradas a un rango de fechas determinado. Hora, restringe las entradas a un rango de horas. Longitud de texto limita la cantidad de caracteres en la celda personalizada. Nos permite utilizar fórmulas avanzadas dentro de la validación de datos. Vamos a ver ahora en un pequeño ejemplo, la utilización de la validación de datos para llevar a cabo la validación de datos.

Tenemos que ir a la pestaña de datos. Vamos a ver aquí ahora la posibilidad de crear distintos tipos de validación. La validación de datos, la encontráis en el grupo de herramientas de datos. Aquí vemos un desplegable donde podemos observar tres opciones. La primera de ellas es la herramienta validación. Como podéis observar mientras no indiquéis lo contrario en una hoja de cálculo, todas las celdas van a poder permitir cualquier valor. Será aquí el momento en el que tú decidas que tipo de validación queremos utilizar Nosotros en este momento. Queremos utilizar la validación de longitud de texto marcaríamos la opción longitud de texto. Y ahora tendrás que determinar simplemente cuál es el tamaño de esa longitud. Veis que tenemos la posibilidad de entre no entre igual? Bueno, pues nosotros vamos a poner longitud de texto mayor de cinco.

Por lo tanto, estamos obligados a introducir como mínimo esos cinco caracteres en el momento en que nosotros colocamos una validación de datos, lo lógico será crear un mensaje de entrada y un mensaje de error en el mensaje de entrada. Se supone que le tendrás que indicar al usuario qué tipo de información va a poder inducir dentro de esta celda. Podemos ponerle un título, puesto que tenemos validación de datos mayor de cinco, pues mínimo cinco caracteres. Mensaje de error. Bueno, pues aquí tenemos tres opciones. Tenemos tres estilos de mensaje de error, el estilo alto, advertencia e información. El estilo alto es el más restrictivo en el momento en el que tú estés introduciendo un valor que no cumple la validación de datos. No va a dejar continuar. Y tampoco te va a dejar introducir ese valor. Vamos a poner aquí el título. Ahí tenemos. Le damos aquí, Voy A poner cuanto le vamos a aceptar.

Y ahora veis que en el momento en el que me coloco sobre la celda que tiene activado la validación de datos, ya nos aparece ese mensaje de ayuda. Si yo ahora coloco aquí una serie de caracteres, voy a poner solo tres, intento dar a la tecla Enter, el programa, pues ya me está indicando que no se cumple con el criterio y me está indicando que tengo que escribir más de cuatro caracteres. Si yo le doy aquí a cancelar, no puede introducir ese valor en el momento en el que coloco. Pues el número mínimo de caracteres me va a permitir continuar. Vamos a hacer aquí ahora la validación para números enteros vendríamos acá igual que antes validación de enteros o validación de datos, perdonar, escogemos número entero de manera que nosotros aquí vamos a tener que indicar el programa que queremos utilizar solamente valores enteros.

La parte decimal no nos la va a dejar introducir, por lo que yo voy a poner valores que sean mayores que 10. Tendríamos que poner un mensaje de entrada y un mensaje de error como antes, hemos probado la opción o el estilo alto. Vamos a probar ahora el estilo de advertencia. La diferencia entre el estilo alto y el estilo de advertencia es que en el estilo alto, nunca voy a poder introducir un valor que no cumpla la validación de datos y con el estilo de advertencia y con el estilo de información, sí, voy a poder introducir un valor que no cumpla con esa validación. Vamos a aceptar. Y aquí tenemos ya nuestra validación de valores enteros. Me coloco en la celda y pongo 12 con 78 automáticamente el programa. Veis me está indicando que no es correcto.

Aquí tendríamos que indicarle no solamente valores superiores a Dios, sino decirle que solamente necesitamos inducir valores enteros que yo lo he emitido. Pero fijaros aquí que ahora tenemos un mensaje entrada de error diferente de de antes nosotros aquí tenemos la posibilidad de decirle al programa si deseamos continuar. Si queremos cancelar esta introducción de datos, yo le voy a decir que si, y veis como con el tipo de, digamos, de mensaje de alto de error, en lugar de alto, poner el de información o advertencia me deja inducir el valor incorrecto. En ocasiones, cuando estés trabajando con una hoja de este, necesitamos por algún motivo permitir que aunque en esa celda tenga una validación de datos, permitir introducir un valor incorrecto.

Entonces, una vez que yo tengo una validación de datos y he dejado introducir un valor incorrecto, podíamos visualizar todas aquellas celdas que tengan validación de datos y un valor incorrecto en ellas. Gracias a este apartado que tenemos aquí, el de rodear con un círculo los datos no válidos. Y como podéis observar, el programa nos está indicando que aquí en esta celda tenemos una validación de datos y yo he inducido un valor que no cumple ese criterio. Vamos a colocar aquí, pues la validación decimal sería igual que el deo en el momento. Venimos aquí nosotros cuando vengamos a cualquier valor, pues escogeríamos la opción de decimal. Entonces aquí obligatoriamente, tendríamos que trabajar con valores decimales. También tenemos la validación de fechas. Tenemos validación de fechas y validación de horas en el momento en el que marcamos validación de fechas.

Veis que podríamos indicarla al programa. Bueno, pues que tengamos que introducir una determinada fecha o aquellos valores cuyas fechas sea superior a nadada fechas que estén entre un rango de fechas. Lo mismo, por ejemplo, para las horas, si nosotros aquí marcamos validación de hora, tenemos exactamente las mismas posibilidades. Entonces, si ponemos aquí una fecha, está claro que yo aquí tendría que poner la fecha inicial y la fecha final, si pongo la opción de entre, vamos ahora a haber algo muy interesante que sería el apartado de lista, marcamos aquí la opción de lista. Y desde aquí venimos a validación de datos y ahora escojo la opción de lista. Bueno, pues nosotros aquí necesitamos o no, el programa nos va a permitir, pues, seleccionar, pues, los datos que vamos a poder mostrar en esta lista.

Si además marcamos la opción de lista con desplegarle, automáticamente nos va a permitir desplegar los valores correctos. Dónde vamos a tener nosotros el origen de datos para esta lista? Yo lo tengo en la otra hoja aquí me coloco sobre la hoja dos y selecciono el origen de datos. Y automáticamente este va a ser únicamente el origen de datos permitido cuando yo tengo este origen de datos en el momento en el que le dé al botón de aceptar comprobáis como el programa me pone la lista desplegable de forma que nosotros aquí ahora solamente podríamos seleccionar cualquiera de estos elementos de la lista. Al igual que antes, obligatoriamente, cuando estés trabajando con una validación de datos, por favor recordar siempre crear un mensaje de entrada y un mensaje de error, recordar los estilos alto, advertencia e información. El estilo alto es el más restrictivo.

El estilo de advertencia y el estilo de información están indicando que a lo mejor hemos introducido un valor que no es correcto, pero nos deja introducir dicho valor. Y por último, vamos a ver la validación de datos personalizada. La validación de datos personalizada es aquella que me permite crear una validación utilizando una fórmula. Tenéis que tener en cuenta que esa fórmula que vayáis a utilizar tiene que ser una fórmula que o bien devuelva verdadero o bien devuelva falso. Por ejemplo, en este caso, nosotros queremos crear una validación para que en esta celda solamente podamos introducir valores pares. Si yo vengo acá, nosotros vendríamos a la opción de cualquier valor y marcaríamos la opción personalizada. Todas las fórmulas deben ser precedidas del signo igual y pondríamos la fórmula correspondiente.

Nosotros tenemos una función que nos permite determinar si el contenido que le estamos pasando como argumento es un número par o es un número par. Y esa función se llama ES.PAR como yo tengo la celda en la e cuatro, marcamos aquí e cuatro. Y aquí tendríais que poner el mensaje de entrada como lo tengo acá, y el mensaje de error en el mensaje de error. Pues números pares, le damos a aceptar. Y aquí ya veis que nos aparece ese mensaje de entrada. Si yo soy eh, pues no me interesa introducir un número par, pongo un cinco, el programa automáticamente me va a indicar que nosotros aquí necesitamos inducir números pares.

Volvemos a reintentarlo si yo ahora pongo un cuatro y le doy a aceptar, veis cómo automáticamente se acepta este valor en el momento en el que vosotros habéis trabajado con validación de datos, podemos, desde la pestaña de inicio, localizar todas aquellas celdas que tienen aplicada validación, cualquier tipo de validación. Si os fijáis, nosotros aquí tenemos en el apartado de buscar y seleccionar la opción de buscar aquellas celdas que tiene validación de datos y automáticamente el programa nos selecciona dichas celdas. Si por casualidad necesitamos eliminar la validación de datos, podemos seleccionar todas aquellas celdas que tengan validación, venir a la pestaña de datos y marcar la opción de borrar. Pues las validaciones, podemos venir aquí a validación.

Y desde aquí borraríamos obviamente, pues esas validaciones de datos no entendíamos que venir aquí y marcar cualquier valor y estaríais eliminaciones.