Funciones de Bases de Datos

El rango de criterios en las funciones de bases de datos de Excel es una pequeña tabla que permite indicar sobre qué registros se realizará una operación. Su estructura es comparable a la utilizada en los filtros avanzados: la primera fila contiene los nombres de los campos sobre los que se aplicarán las condiciones y las filas siguientes incluyen los valores que deben cumplir los registros. Para sumar únicamente los registros correspondientes a frutas de la zona norte, se crea un rango con los campos implicados y se introducen los valores «norte» y «frutas». No es necesario escribir el signo igual, porque Excel lo admite por defecto. Además, cuando varios criterios se sitúan en la misma fila, se relacionan mediante Y: cada registro debe cumplir todas las condiciones indicadas, no solo una de ellas. Tras seleccionar este rango en la fórmula y confirmarla, se obtiene el resultado buscado.

La lección muestra un ejemplo de la función BD.MAX en Excel para obtener el mayor valor de precio a partir de una tabla de base de datos. Primero se selecciona la función BD.MAX y el rango completo de la tabla. Como el dato buscado es el precio, el campo se indica mediante su posición: al ocupar la columna octava, se introduce el número 8. Después se define el rango de criterios. Se emplean dos condiciones: que la zona sea distinta de Norte y que el grupo sea Frutas. La explicación precisa que, al situarse los criterios de esta forma, no se exige que ambos se cumplan simultáneamente: basta con que se cumpla uno de ellos. Al seleccionar el rango de criterios y confirmar la fórmula, Excel devuelve el valor máximo correspondiente a los registros que cumplen esas condiciones.

La función BD.PROMEDIO permite calcular la media aritmética de un campo de una base de datos aplicando condiciones. Su estructura utiliza la tabla, el campo que se desea promediar y un rango de criterios. El campo puede indicarse mediante el nombre de la columna entre comillas, respetando exactamente cómo aparece en el encabezado, como «comisión». En el ejemplo se combinan criterios para considerar las frutas de la zona norte y todas las verduras. BD.EXTRAER devuelve el contenido de una columna concreta de la tabla, por ejemplo el vendedor, siempre que se cumplan las condiciones indicadas. Sin embargo, solo ofrece un resultado cuando existe un único registro que satisface esos criterios. Al buscar ventas de frutas en la zona este, aparecen dos vendedores y la función devuelve un error. Al añadir una condición adicional, el mes de septiembre, queda un único registro coincidente y BD.EXTRAER devuelve correctamente el vendedor.